EVRAK KAYIT BİRİMi 

Birimin Amacı

Evrak Kayıt Biriminin başlıca amacı, kurum içi ve kurum dışı yazışmaların düzenli, güvenli ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. Bu kapsamda:

• Gelen ve giden evrakların kayıt altına alınması,

• Evrakların kaybolmadan doğru birimlere zamanında ulaştırılması,

• Yazışmaların izlenebilir ve arşivlenebilir hale getirilmesi,

• Kurum içi bilgi akışının düzenli ve hızlı bir şekilde sağlanması,

• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığıyla belge yönetim süreçlerinin modern ve güvenli biçimde yürütülmesi amaçlanmaktadır.

Görev ve Sorumluluklar

Gelen Evrak İşlemleri

• Kuruma posta, kargo, elektronik ortam veya elden gelen tüm evrakları teslim almak.

• Evrakların üzerinde gerekli kontrolleri yapmak (eksik, hatalı, yanlış birim vb.).

• Gelen evrakları, EBYS veya fiziksel kayıt defterine kaydetmek.

• Gerektiğinde evrakı tarayarak dijital ortama aktarmak.

• Evrakı ilgili birime zimmet karşılığında teslim etmek.

• Gizlilik dereceli evrakları mevzuata uygun şekilde işlemek.

Giden Evrak İşlemleri

• Kurumdan çıkan tüm yazıları usulüne uygun olarak kayıt altına almak.

• Evraklara sayı vermek ve numaralandırma işlemlerini yapmak.

• Giden yazıların resmi yazışma kurallarına uygun hazırlanmasını sağlamak.

• Evrakları posta, kargo veya elektronik sistemler üzerinden göndermek.

• Gönderilen evrakların teslim ve süreç takibini gerçekleştirmek.

Arşiv ve Dosyalama İşlemleri

• Evrakların arşiv düzenine uygun biçimde dosyalanmasını sağlamak.

• Saklama sürelerine göre evrakları sınıflandırmak.

• Süresi dolan evrakların imha veya arşive devri için hazırlık yapmak.

• Arşiv kayıtlarının düzenli, güvenli ve erişilebilir olmasını sağlamak.

Elektronik Belge Yönetimi (EBYS) İşlemleri

• EBYS üzerinden gelen ve giden tüm evrak işlemlerini yürütmek.

• Onay, paraf ve dağıtım süreçlerini takip etmek.

• Dijital belge güvenliğini sağlamak ve veri bütünlüğünü korumak.

• Kullanıcıları bilgilendirmek ve gerektiğinde rehberlik yapmak.

Genel Sorumluluklar

• Kurum içi yazışma süreçlerinin etkin, düzenli ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

• Evrakların gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğini korumak.

• İş akış süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artıracak çözümler geliştirmek.

• Üst yönetime gerekli raporlamaları yapmak.